合同纠纷中，催告函既是固定证据的关键一步，也是启动法律程序的前置条件。正确发送催告函，能清晰划清违约事实、中断诉讼时效，为后续维权奠定基础。本文从实操角度，拆解催告函的全流程要点。
一、催告函的核心价值
- 固定违约证据：书面催告可证明你已履行通知义务，对方收到后未回应即构成“经催告仍不履行”。
- 中断诉讼时效：催告函送达后，诉讼时效重新计算（民法典第195条）。
- 满足法律前置条件：部分合同解除、继续履行等请求须先经催告（如《民法典》第563条）。
二、催告函必备内容与结构
一份有效的催告函应包含以下6个要素：
- 双方主体信息：全称、地址、联系人、电话。
- 合同编号与签订日期：精准定位债务来源。
- 违约事实列举：具体到未履行哪条义务、逾期多久、金额多少（附计算明细）。
- 明确催告要求：例如“请于收到本函后7日内支付货款及逾期利息”，期限需合理（通常7-15天）。
- 法律后果警示：逾期不履行将采取诉讼、解除合同等措施。
- 签章与日期：加盖公章或本人签字，注明发函日期。
三、发送方式与证据留存（实操三步走）
第一步：首选EMS邮政专递
- 原因：邮政专递的“签收回执”是法院普遍认可的送达凭证。
- 操作：在快递单“内件品名”栏写明“关于XX合同逾期付款的催告函”（或简写，如“XX合同催告函”），保留底单和签收回执。
第二步：同步电子邮件或微信
- 作用：辅助证明对方已知悉内容（尤其适合电子合同）。
- 操作：发送至合同约定的对方邮箱或法定代表人微信，截图保存已发送页面、聊天记录。邮件标题与EMS内件品名一致。
第三步：现场送达（备选）
- 适用：对方地址不明或拒收时，可到其办公地点当面送达并拍摄视频，或请公证机关公证送达过程。
四、关键注意事项
- 拒绝接收怎么办：即便对方拒收，只要地址正确、经两次投递未果，法院可认定为“视为送达”（最高法案例规则）。
- 不要随意发微信或口头催告：微信证据容易被对方删除或难以证明对方身份；口头催告无法留存。
- 保留完整催告链条：若多次催告，每次均需留存原件，形成连续证据链。
- 注意诉讼时效：普通合同诉讼时效3年，催告后时效重新计算，但最长不超过原时效起点20年。
五、结尾延展
催告函发出后，若对方在合理期限内仍不履行，即可向法院起诉或申请仲裁。注意：诉讼前可尝试申请支付令、财产保全，防止对方转移资产。此外，催告函模板可委托律师根据具体合同定制，避免遗漏关键条款。
作者：董志远，天津道公律师事务所